Bij Virtnum.com (Beta company sp. z oo, REGON 146444560) nemen we de bescherming van uw persoonsgegevens serieus. Dit beleid beschrijft hoe we uw gegevens verwerken in volledige overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke richtlijnen voor gegevensbescherming.
Dit beleid is van toepassing op alle diensten die worden aangeboden via de website en het klantportaal van Virtnum.com.
1. Persoonsgegevens die wij verzamelen
Wij verzamelen en verwerken de volgende soorten persoonsgegevens:
- Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, land, bedrijfsnaam
- Accountgegevens: inlog-e-mailadres, authenticatie-ID van derden (bijv. Google)
- Facturerings- en transactiegegevens: facturen, betalingen, betaalmethoden
- Identiteitsdocumenten: Scans van identiteitsbewijs/paspoort, adresbewijs, selfies met identiteitsbewijs (voor KYC)
- Servicegegevens: Gebruik van virtuele nummers, instellingen voor het doorsturen van oproepen/sms'jes, tijdstempels en IP-adressen.
- Communicatiegegevens: chatberichten, supporttickets, e-mailinteracties
2. Diensten van derden die wij gebruiken
Wij werken samen met vertrouwde externe dienstverleners die uw gegevens namens ons kunnen verwerken. Hieronder vindt u de categorieën en namen van deze dienstverleners:
2.1 Analyse en gebruikersregistratie
Deze tools helpen ons de prestaties van de website te monitoren en de gebruiksvriendelijkheid te verbeteren:
- Google Analytics
- Google Tag Manager
- Microsoft Clarity (sessieopname en heatmaps)
- Facebook Analytics
- Bing Analytics
Verzamelde gegevens: cookies, sessiegedrag, IP-adres, bezochte pagina's, apparaatinformatie.
2.2 Klantenondersteuning en communicatie
- HelpCrunch (live chat en supporttickets)
- E-mail- en contactformulierinzendingen worden verwerkt via de WordPress-backend.
Verzamelde gegevens: berichten, contactgegevens, IP-adres, ondersteuningsgeschiedenis.
2.3 E-mailmarketing
- Mailchimp — voor e-mailnieuwsbrieven, transactionele updates en promoties.
Verzamelde gegevens: e-mailadres, naam (indien opgegeven), interactiegegevens (openingen, klikken).
2.4 Authenticatie en accounttoegang
- Google OAuth — voor inloggen via Google.
- Het native authenticatiesysteem van WordPress — voor toegang tot accounts op de website.
2.5 Betalingen en facturering
Wij verwerken betalingen veilig via:
- Stripe — voor creditcard-/betaalpas transacties
- PayPal — voor digitale portemonnees en wereldwijde betalingsverwerking
Opmerking: Wij bewaren uw kaartgegevens niet. Alle betalingsgegevens worden veilig verwerkt via versleutelde betaalpoorten.
2.6 Hosting & Prestatieoptimalisatie
- NitroPack — voor caching, snelheid en prestatieoptimalisatie
- Namecheap — domein- en hostingprovider
3. Gebruik van uw gegevens
Uw persoonsgegevens worden gebruikt om:
- Geef uw account op en beheer deze.
- Lever en verbeter onze diensten (virtuele nummers, sms-doorsturen, IVR, enz.).
- Verwerk betalingen en genereer facturen.
- Identiteit verifiëren (voor nalevingsdoeleinden)
- Uw vragen beantwoorden en ondersteuning bieden.
- Service-updates en marketingberichten versturen (alleen met uw toestemming)
- Monitor de prestaties en het gebruikspatroon van de website.
4. Juridische grondslag voor de verwerking
Wij verwerken uw gegevens op basis van een of meer van de volgende wettelijke grondslagen:
- Uw toestemming
- Contractuele noodzaak (bijv. het leveren van de door u aangevraagde diensten)
- Naleving van wettelijke verplichtingen
- Onze legitieme belangen (bijv. veiligheid, fraudepreventie)
5. Gegevensdeling en -openbaarmaking
Wij verkopen uw gegevens niet. We delen gegevens alleen wanneer:
- Vereist voor het leveren van diensten (bijv. aan betalings- of hostingproviders)
- Vereist door wet- of regelgeving
- Noodzakelijk voor fraudepreventie of beveiligingsdoeleinden.
Alle externe verwerkers zijn gebonden aan strikte overeenkomsten inzake gegevensbescherming.
6. Gegevensopslag en -bewaring
Uw gegevens worden veilig opgeslagen en alleen bewaard zolang als nodig is om de hierboven beschreven doeleinden te bereiken of zolang als wettelijk vereist is. Daarna worden ze geanonimiseerd of verwijderd.
7. Cookies en tracking
Wij gebruiken cookies om:
- Gebruikersvoorkeuren onthouden
- Schakel de sitefunctionaliteit in.
- Verkeer en gedrag analyseren (met toestemming van de gebruiker)
- Gepersonaliseerde content of marketing leveren (alleen met toestemming)
Je kunt cookies beheren via de instellingen van je browser of via de toestemmingsbanner.
8. Uw rechten (AVG)
Volgens de AVG heeft u het recht om:
- Toegang tot uw persoonlijke gegevens
- Corrigeer of actualiseer uw gegevens.
- Verzoek om verwijdering van gegevens (“recht om vergeten te worden”)
- Beperk of maak bezwaar tegen de verwerking.
- U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.
- Gegevensportabiliteit
- Dien een klacht in bij een gegevensbeschermingsautoriteit.
Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via: [email protected]
9. Gegevensbeveiliging
We passen de in de branche gangbare technische en organisatorische maatregelen toe om uw gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Dit omvat encryptie, beveiligde servers en toegangscontrole.
10. Beleidsupdates
We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Belangrijke wijzigingen worden via een melding op de website of per e-mail gecommuniceerd. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.
11. Neem contact met ons op
Gegevensbeheerder:
Beta Company Sp. z oo.
E-mail: [email protected]
Mocht u vragen of verzoeken hebben met betrekking tot dit privacybeleid of uw gegevens, neem dan gerust contact met ons op.